Horten kommune er en mellomstor kommune med rundt 500 kommunale utleieboliger. Som så mange andre kommuner har de tydd til egenproduserte lister i Excel for å holde oversikt og kontroll med sine boliger, boligsøkere, boligbehov, tildelinger og beboere. Leiekontrakter og oppgraderingsbehov har de hatt i et eget system, FDV-hus.
Men med Kobo kan de samle all informasjonen i et moderne, digitalt verktøy som gir oversikt over den kommunale boligmassen, og som kan kommunisere med søkere og beboere og ivareta personvern.
Tidlig ute
Derfor var kommunen rask med å melde sin interesse da Husbanken og KS åpnet for at alle kommuner som ønsker det kunne begynne å ta Kobo i bruk - selv om systemet fortsatt er under utvikling.
– Vi har lenge hatt behov for et system som i større grad gir oss oversikt over kommunale leieboliger, og saksbehandlingsprosessen rundt tildelingen. I mangel på et program har vi utviklet en rekke Excel-ark som man må ha master i EDB for å forstå, smiler rådgiver og prosjektleder i Horten kommune, Linda Letmolie Solem.
Brukervennlig
– Vi ønsker også en større åpenhet med innbyggere, og har sett et behov for å gjøre søknadsprosessen enklere og mer oversiktlig, sier enhetsleder Kjersti Kjos Sletterød, som har vært pådriver for prosjektet i kommunen.
Horten kommune har deltatt i Prosjekt Kobos referansegruppe og har gitt viktige bidrag i utviklinga av systemet. Nå har de oppretta ei arbeidsgruppe som jobber med å innføre Kobo i kommunen. Gruppa består av en boligkonsulent, en IT-konsulent og Solem som er prosjektleder.
Må forberede seg
Og de har kommet et godt stykke på vei allerede. Innføringsmateriellet de har fått fra Husbanken beskriver godt og tydelig hva de må gjøre før de kan begynne å bruke Kobo. De har etablert nødvendige avtaler, gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS), personvernkonsekvensanalyse (DPIA), samt fulgt oppskrifta for oppsett i Altinn.
Ifølge Solem var oppskrifta for hva som skulle hentes av informasjon fra FDV-huset også nyttig.
– Med kun en feilmelding fikk vi overført informasjonen derfra og inn i Kobo. Plopp så var nesten alle boligene våre inne i systemet! sier Solem.
Gleder seg
– Bakgrunnen for at vi ønsker å starte opp med Kobo så fort som mulig, også før applikasjonen er ferdig utviklet, er at vi ser gevinster med å ha oversikt over boligene våre, sier Solem.
Arbeidsgruppa gleder seg til å gjøre hele saksbehandlingsprosessen i Kobo, og uttrykker at de har stor tro på dette.
– Dette er veldig godt å høre, sier tjenesteeier i Husbanken, Beate Diseth.
Statsfinansiert
Prosjekt Kobo er finansiert av staten med 90 millioner kroner over tre år. Systemet utvikles av Husbanken og KS sammen med en rekke kommuner.
– Det skal ikke koste noe for kommunene å koble seg på, men kommunene må ta høyde for å bruke ressurser på forberedelser, innføring og tilpasninger, understreker Diseth.
I 2023 åpner prosjektet for at alle norske kommuner skal få tilgang til Kobo.
Pressemeldingen er hentet fra Husbanken, og den finner du her.